Borgerrådgiver

Alle kan få hjælp af borgerrådgiveren - både borgere og virksomheder.

Hjælpen er gratis.

Hvis du har brug for hjælp, kan borgerrådgiveren:

• Vejlede dig i, hvordan du skal forstå information og afgørelser fra os
• rådgive dig om juridiske rettigheder og eventuelle yderligere klagemuligheder
• rådgive og vejlede dig om yderligere tiltag, hvis en sag er gået i hårknude og sikre en fortsat dialog mellem dig og os
• gå ind i sager, hvor du er utilfreds med fx vores sagsbehandling, sagsbehandlingstid eller vores ansattes opførsel
• deltage i møder, hvor du klager over sagsbehandling eller hvor der er behov for mægling mellem dig og os
• informere og rådgive dig om, hvordan du klager over vores afgørelser og hvem der kan behandle din klage
• henvise dig til den rette afdeling og medarbejder 

Borgerrådgiveren kan ikke ændre på en afgørelse, som vi har truffet. Har du fx fået afslag på en ansøgning, så kan borgerrådgiveren ikke ændre afslaget til en godkendelse.

Borgerrådgiveren kan heller ikke behandle:

• forældremyndighed, bodeling og skilsmisse
• klager over ansættelsesforhold i kommunen
• sager, som andre klageinstanser tager sig af
• problemstillinger, der ikke vedrører Haderslev Kommune

Ønsker du et personligt møde med borgerrådgiveren, skal du kontakte borgerrådgiveren og aftale en tid på telefon: 23 69 69 71.

Borgerrådgiveren har kontor i Kulturhuset Bispen, Bispebroen 3, 1. sal, lokale 13 i Haderslev. 

I juli holder borgerrådgiveren sommerferie.

Borgerrådgiveren har fast kontor på

• Kulturhuset Bispen, Bispebroen 3, 6100 Haderslev. Du finder hende på 1. sal i lokale 13 

Bestil tid til et personligt møde

Det er en god idé at kontakte borgerrådgiveren i forvejen og aftale en tid til et personligt møde. På den måde undgår du at vente på, at hun bliver ledig. Du skal skrive eller ringe til borgerrådgiveren for at aftale en tid til et personligt møde.

Vores borgerrådgiver er ansat direkte af Haderslev Kommunalbestyrelse og er ikke en del af vores administration. Det betyder, at du som borger eller virksomhed kan kontakte borgerrådgiveren, uden at vores administration i første omgang bliver involveret i din henvendelse.

Din persondata registreres ikke i det øjeblik, at du henvender dig til borgerrådgiveren. Det gør den først, hvis du og borgerrådgiveren i fællesskab bliver enige om at oprette en sag på baggrund af din henvendelse. Det kan fx være, at du ønsker at klage over vores:

• sagsbehandling
• sagsbehandlingstider
• ansattes opførsel

I sådanne tilfælde registrerer borgerrådgiveren, hvem du er og hvad din klage drejer sig om og ofte vil det være nødvendigt, at dét serviceområde, som klagen handler om, får adgang til din persondata.

Du har altid mulighed for at sige nej til, at borgerrådgiveren må videregive oplysninger om dig til relevante dele af administrationen. Du skal blot være opmærksom på, at et nej vil begrænse borgerrådgiverens mulighed for at behandle din henvendelse.

Når borgerrådgiveren opretter sager, sker det naturligvis i overensstemmelse med reglerne om notatpligt, journaliseringspligt og databeskyttelse.

Borgerrådgiveren kan i visse tilfælde deltage i møder som din bisidder. Det gælder møder, hvor:

• du klager over sagsbehandlingen
• der er behov for mægling

Borgerrådgiveren kan hjælpe dig med at:

• forberede dig til mødet
• få sagt de ting, som er vigtige for din sag
• samle op på, hvad der kom ud af mødet

Borgerrådgiverens overordnede funktion

§ 1. Haderslev Kommune har etableret en borgerrådgiverfunktion, som er forankret direkte under kommunalbestyrelsen og er uafhængig af kommunens udvalg og forvaltning. Borgerrådgiverfunktionen ledes af Borgerrådgiveren, som beskrevet i lov om kommunernes styrelse, § 65 e.

§ 2. Borgerrådgiveren varetager nærmere af kommunalbestyrelsen fastsatte opgaver. Borgerrådgiverens opgaver, kompetence og bemyndigelse er beskrevet i denne vedtægt.

Formålet med Borgerrådgiveren

§ 3. Formålet med Borgerrådgiveren er at styrke dialogen mellem borgerne og Haderslev Kommune samt at bidrage til sikring af borgernes retssikkerhed i forbindelse med kommunens sagsbehandling.

• Stk. 2. Borgerrådgiveren skal gøre det lettere for borgere, brugere og erhvervsdrivende at henvende sig vedrørende forhold, der vedrører Haderslev Kommune samt medvirke til, at henvendelser bruges konstruktivt til forbedringer af kommunens sagsbehandling og borgerbetjening.

Borgerrådgiverens forhold til kommunalbestyrelsen og dens udvalg mv.

§ 4. Kommunalbestyrelsen ansætter og afskediger Borgerrådgiveren.

§ 5. Borgerrådgiveren er uafhængig af de stående udvalg, Borgmesteren og forvaltningen.

• Stk. 2. Borgerrådgiveren refererer til kommunalbestyrelsen, men fungerer i udøvelsen af sit hverv uafhængigt. Kommunalbestyrelsen kan dog pålægge Borgerrådgiveren at gennemføre undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder.

§ 6. Borgerrådgiveren afgiver en årlig beretning til kommunalbestyrelsen, hvor Borgerrådgiveren redegør for sin virksomhed, herunder eventuelle konstateringer af
overordnede forhold inden for Borgerrådgiverens kompetence, som ikke er tilfredsstillende i kommunens sagsbehandling, borgerbetjening mv. Borgerrådgiveren kan i den forbindelse fremkomme med forslag og anbefalinger til kommunalbestyrelsen eller forvaltningen.

• Stk. 2. Direktionen orienteres om den årlige beretning.
• Stk. 3. Beretningen offentliggøres.

Borgerrådgiverens opgaver og kompetencer i enkeltsager

§ 7. Borgerrådgiveren behandler henvendelser og klager om bl.a.

1. kommunens sagsbehandling
2. personalets optræden
3. sagsbehandlingstid

• Stk. 2. Derudover hjælper borgerrådgiveren også, hvis borgeren ønsker hjælp til bl.a.
  1) at få genskabt dialogen med kommunen
  2) at mægle mellem borgeren og kommunens medarbejder
  3) at finde vej i den kommunale organisation4) at finde vej i klagesystemet
  5) at forstå et brev fra kommunen.
• 
  Stk. 3. Borgerrådgiveren behandler ikke klager om:
  1) det faglige indhold i kommunale afgørelser
  2) politiske beslutninger, f.eks. om serviceniveau m.m.
  3) ansættelsesforhold i kommunen
  4) forhold som andre klageinstanser tager sig af
  5) spørgsmål, der er indbragt for det kommunale tilsyn, Folketingets Ombudsmand eller domstolene.

Borgerrådgiveren behandler klager over den formelle sagsbehandling (lovmæssige sagsbehandlingsregler, vedtagne retningslinjer og god forvaltningsskik). Borgerrådgiveren kan ikke behandle klager over det faglige indhold i afgørelser (afslag, bevillinger, forbud, tilladelser m.m.).

Borgerrådgiveren behandler normalt heller ikke klager, hvis der er gået mere end 1 år efter hændelsen/forløbet. Der foretages konkret vurdering heraf.

Borgerrådgiverens opgaver og kompetence i generelle sager

§ 8. Borgerrådgiveren er tillagt en rådgivnings- og vejledningsfunktion for hele kommunens virksomhed og yder rådgivning og vejledning til stabsenheder, forvaltninger og institutioner om sagsbehandling, service m.m.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan foretage undersøgelser af kommunens sager, sagsgange og sagsbehandling.

Henvendelse til borgerrådgiveren

§ 9. Henvendelser til Borgerrådgiveren kan rettes af enhver, der har individuel, væsentlig interesse i sagen.

• Stk. 2. Henvendelser over forhold, som kan være til gene for en bredere kreds af borgere, kan rettes af enhver, der er væsentligt berørt af forholdet.

§ 10. Borgerrådgiveren afgør selv, om en henvendelse giver grundlag for en undersøgelse og hvilke dele af henvendelsen, undersøgelsen skal omfatte.

§ 11. Henvendelsen skal rettes senest 1 år efter den pågældende beslutning/hændelse..

• Stk. 2. Borgerrådgiveren kan i særlige tilfælde se bort fra overskridelse af fristen for
  hændelsen i stk. 1, hvis
  1) henvendelsen har fortsat fornøden retlig interesse for borgeren,
  2) det er muligt at få sagen tilstrækkeligt oplyst samt
  3) en undersøgelse af sagen konkret eller generelt kan bidrage til en forbedring af
  den aktuelle
  4) sagsbehandling i kommunen, herunder ved at sætte fokus på relevante
  forvaltningsretlige regler og principper.
• Stk. 3. Hvor de i stk. 2 nævnte hensyn ikke samlet er opfyldt, kan Borgerrådgiveren i
  ganske særlige tilfælde i stedet lægge vægt på, om formålet med borgerrådgiverfunktionen i øvrigt taler for, at sagen behandles.

§ 12. Forvaltningen er forpligtet til at meddele Borgerrådgiveren de oplysninger samt udlevere de dokumenter mv., som forlanges af Borgerrådgiveren.

• Stk. 2. Borgerrådgiveren kan afkræve forvaltningen skriftlige udtalelser. Forvaltningen kan beslutte, at underordnede enheder inden for forvaltningens område kan besvare Borgerrådgiverens henvendelser på forvaltningens vegne.

Frist for svar til Borgerrådgiveren

§ 13. Forvaltningen skal besvare Borgerrådgiverens henvendelser inden tre uger, medmindre Borgerrådgiveren fastsætter en længere frist.

• Stk. 2. Hvis forvaltningen ikke kan nå at svare inden den fastsatte frist, skal
  forvaltningen orientere Borgerrådgiveren om dette samt baggrunden herfor og oplyse,
  hvornår forvaltningen forventer at kunne svare.

Medvirken til forbedringer

§ 14. Borgerrådgiveren skal i konkrete og generelle sager medvirke til at forbedre forholdene for brugerne af Haderslev Kommune. Borgerrådgiveren skal i denne
forbindelse yde konsultativ bistand til forvaltningen og medarbejdere i kommunen, herunder ved

1. at sikre tilbagemelding til kommunen om sine overordnede konstateringer, se § 6,
2. at tilbyde undervisning til medarbejdere i kommunen,
3. at yde vejledning om spørgsmål vedrørende sagsbehandling og forvaltningsret mv.,
4. at yde bistand i forbindelse med projekter o.l. til forbedring af kommunens sagsbehandling og betjening
5. af borgerne og
   på anden måde bidrage til konstruktive, fremadrettede initiativer, der kan forbedre
   sagsbehandlingen og betjeningen af borgerne.

§ 15. Borgerrådgiveren skal vurdere, om Haderslev Kommune har handlet i strid med gældende ret, herunder tilsidesat principperne for god forvaltningsskik.

§ 16. Borgerrådgiveren kan udtale sin opfattelse af en sag eller et sagsområde. Borgerrådgiveren kan i den forbindelse udtale kritik, fremkomme med anbefalinger.

• Stk. 2. Borgerrådgiverens udtalelser er ikke bindende for forvaltningen, men forvaltningen skal meddele Borgerrådgiveren, hvis en anbefaling ikke bliver fulgt af forvaltningen. Borgerrådgiveren kan i sådanne tilfælde orientere direktionen, det respektive stående udvalg eller kommunalbestyrelsen om forholdet.
  Principperne om udtømt dialog og inddragelse

§ 17. Uoverensstemmelser mellem borger og forvaltning skal søges løst mellem disse, inden Borgerrådgiveren kan tage stilling til dem.

• Stk. 2. Borgerrådgiveren må ikke udtale kritik, afgive anbefaling mv., før vedkommende forvaltning mv. i kommunen har haft lejlighed til at udtale sig.
• Stk. 3. Hvis en henvendelse ikke giver Borgerrådgiveren anledning til kritik, henstilling mv., kan sagen afsluttes, uden at Borgerrådgiveren forinden forelægger henvendelsen til udtalelse for vedkommende forvaltning mv.

§ 18. Borgerrådgiveren udøver ledelsesretten inden for sit område og ansætter og afskediger selv sit personale, i overensstemmelse med Haderslev Kommunes
personalepolitik og i samarbejde med Haderslev Kommunes personaleafdeling.

• Stk. 2. Borgerrådgiveren er ansvarlig for at medarbejderne inden for Borgerrådgiverens
  område til enhver tid er i besiddelse af de nødvendige kompetencer.

§ 19. Borgerrådgiveren har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som Borgerrådgiveren bliver bekendt med i sit virke. Det samme gælder Borgerrådgiverens personale.

• Stk. 2. Borgerrådgiveren skal respektere borgerens anonymitet, hvis borgeren
  fremsætter begæring herom. Borgerrådgiveren må i sådanne tilfælde afholde sig fra at gennemføre undersøgelser i anledning af det oplyste undtagen i helt særlige tilfælde, f.eks. hvor oplysningerne giver mistanke om fortsatte grove eller væsentlige fejl, der berører en bredere kreds af personer.

Løbende tilbagemelding

§ 20. Borgerrådgiveren fører løbende dialog med forvaltningen om behov og muligheder for forbedringer af kommunens sagsbehandling mv. og orienterer forvaltningen om sine overordnede konstateringer.

Offentlighed

§ 21. Borgerrådgiverens arbejde er underlagt størst mulig åbenhed. Borgerrådgiverens undersøgelser er således offentligt tilgængelige med de begrænsninger, der følger af
regler om tavshedspligt mv.

§ 22. Denne vedtægt trådte i kraft den 1. januar 2014.