Databeskyttelse

Nogle informationer kan vi selv hente fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre, såsom indkomstoplysninger, SKAT og BBR. Andre informationer beder vi dig om at oplyse, når du eksempelvis ansøger om en ydelse eller service.

Du har altid ret til at få at vide, hvorfra vi henter oplysninger om dig i forbindelse med dine services og ydelser i kommunen. Det enkelte serviceområde skal oplyse det til dig i forbindelse med eksempelvis en ansøgning om en service eller ydelse.

Som udgangspunkt anvender vi den fællesoffentlige login-løsning NemLogin, hvor du bruger dit NemID/MitID som nøgle til at logge dig ind på selvbetjeningsløsninger og digitale blanketter.

De informationer, som indtastes i selvbetjeningsløsninger, beskyttes med kryptering og sendes via sikre forbindelser.

Når vi indhenter personlige oplysninger om dig og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe vi opbevarer dine persondata. Det varierer alt efter, om det drejer sig om eksempelvis en sag i Jobcentret, en byggesag eller en jobansøgning.

Inden for visse serviceområder skal vi aflevere dine sager og informationer til Rigsarkiv, inden vi må slette dem. Det reguleres af arkivloven.

Som udgangspunkt kan du gå ud fra, at vi gemmer dine personoplysninger i 5 år efter, at din sag er afsluttet. Tidsrummet for opbevaring af persondata kan dog variere alt efter sagens type og omstændigheder.

Eksempelvis vil fristen nogle gange være mere end 5 år, hvis der er tale om et sagsområde, som er underlagt en længere forældelsesfrist i Forældelsesloven.

Omvendt opbevarer vi nogle gange dine personoplysninger i mindre end 5 år, hvis vi vurderer, at dine personoplysninger ikke længere har administrativ eller retlig relevans.

Du kan få præcise oplysninger om, hvor længe vi gemmer dine oplysninger ved at kontakte de enkelte fagområder i kommunen.

Du kan få oplyst, hvor længe vi gemmer dine oplysninger ved at kontakte det enkelte serviceområde.

Du har en række rettigheder, når det handler om vores indsamling, opbevaring og behandling af dine persondata:

• Ret til at se dine oplysninger (Indsigtsret)

  Du kan til hver en tid bede om indsigt i, hvilke personoplysninger der findes om dig i vores systemer. Det kan fx være, at du gerne vil tjekke, at det er de korrekte personoplysninger, vi behandler og at de behandles lovligt.

  I nogle tilfælde har du ikke ret til at få indsigt. Det kan fx være, hvis de oplysninger, som du søger om indsigt i, vil afsløre kontraktforhold, forretningshemmeligheder eller lignende. Du kan også få et nej til indsigt, hvis oplysningerne indgår i politiets efterforskning og lignende.

• Ret til berigtigelse

  Du har ret til at få rettet oplysninger om dig, som ikke er korrekte. Du skal dog vide, at vi som offentlig myndighed er underlagt en pligt til at dokumentere det grundlag, som en afgørelse eller en anden beslutning i sin tid blev truffet på.

  Det betyder, at vi i almindelighed ikke må fjerne oplysninger, når de først indgår i en sag. I stedet tilføjer vi et journalnotat eller lignende med de korrekte oplysninger til din sag.

• Ret til sletning

  I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig.

  Som kommune er vi dog blandt andet underlagt reglerne om notatpligt, journaliseringspligt og arkivering og det betyder, at lovgivningen sætter grænser for, hvornår vi kan imødekomme dit ønske om at få slettet oplysninger om dig.

  Retten til at få slettet sine personoplysninger gælder desuden ikke i de tilfælde, hvor den fortsatte behandling af personoplysningerne er nødvendig for, at vi kan varetage vores opgaver som offentlig myndighed.

• Ret til begrænsning af behandling

  Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.

  Hvis dine oplysninger begrænses, betyder det, at vi i udgangspunktet alene må opbevare dine oplysninger, men vi må ikke bruge dem i vores sagsbehandling, medmindre du giver os samtykke til at bruge dem.

  Der findes du enkelte undtagelser, hvor vi uden dit samtykke må bruge dine personoplysninger til andre formål end opbevaring. Det gælder eksempelvis, hvis de er nødvendige for at kunne fastlægge, forsvare eller gøre et retskrav gældende eller for at beskytte andre personer eller vigtige samfundsinteresser.

• Ret til indsigelse

  Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Når du har indgivet din indsigelse, vurderer vi, om den er berettiget eller ej.

• Ret til at trække dit samtykke tilbage

  Hvis vores behandling af dine personoplysninger alene baserer sig på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

• Ret til at klage

  Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.

Læs mere rettigheder og samtykke (datatilsynet.dk)

På lige fod med alle andre offentlige myndigheder har vi en databeskyttelsesfunktion - Bech Bruun Advokatpartnerselskab - som holder øje med, at vi håndterer persondata på lovlig og sikker vis, så vi lever op til databeskyttelsesloven.

Databeskyttelsesfunktionen er en uvildig instans, der ikke refererer til kommunens administration, men til kommunalbestyrelsen. Vores databeskyttelsesfunktion vejleder og rådgiver områderne om lovlig, god og sikker håndtering af persondata. Dette foregår i samarbejde med vores jurister og ansvarlige for informationssikkerheden i kommunen.

Du kan kontakte Bech Bruun Advokatpartnerselskab, hvis du er i tvivl om, hvorvidt vi håndterer dine persondata korrekt. Du kan læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle på Datatilsynets hjemmeside.

Databeskyttelsesfunktionen kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som serviceområderne træffer.

Hvis du for eksempel har brug for hjælp til at forstå en afgørelse eller brug for information om arbejdsgange, procedurer og klagemulighed, kan du kontakte Haderslev Kommunes borgerrådgiver.

Hvis du har spørgsmål til, hvordan vi håndterer din persondata, er du altid velkommen til at kontakte Bech Bruun Advokatparterselskab.

Du kan også kontakte Bech Bruun Advokatpartnerselskab, hvis du har en mistanke om, at vi har lækket persondata eller på anden måde krænket fortroligheden i håndteringen af dine eller andre personers data.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at en behandling af oplysninger om dig ikke lever op til lovens krav. Det koster ikke noget at klage. Du finder kontaktoplysningerne på Datatilsynets hjemmeside.

Hvis du ønsker at kontakte Haderslev Kommunes DPO i forhold til spørgsmål om databeskyttelse, skal du kontakte Bech-Bruun Advokatpartnerselskab på:

• Telefon: 72 27 30 02
• E-mail – dpo.haderslev@bechbruun.com
• Sikker beskedfunktion via https://dpo.bechbruun.com/haderslev/

Vi opfordrer til, at du bruger den sikre beskedfunktion, hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger.